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Kundenportal

FAQ

Stand: 29.11.2017

Antragsstellung und Antragsdokumente

Wie stelle ich einen Antrag?

  1. Förderprogamm auswählen: Wählen Sie über „Jetzt starten“ oder „Weiteren Antrag anlegen“ ein Förderprogramm aus, das Sie beantragen möchten. 

  2. Antrag ausfüllen: Nachdem Sie ihr gewünschtes Förderprogramm ausgewählt haben, wird der dazugehörige Antragsordner mit den entsprechenden Formularen bereitgestellt. Er erhält eine  Antragsnummer nach dem Muster Axxxxxx. Öffnen Sie diesen Ordner. Darin befinden sich je nach Programm PDF-Formulare und/oder Online-Formulare. Die Online-Formulare können Sie direkt im Internet ausfüllen. Die PDF-Formulare laden Sie bitte auf Ihren PC herunter, füllen diese im Adobe Acrobat Reader aus und laden sie anschließend wieder im Kundenportal hoch.

  3. Weitere Anlagen hochladen Laden Sie danach ggf. weitere Anlagen für Ihren Antrag hoch.

  4. Antrag unterzeichnen und abschicken Sobald Sie die Online-Formulare fertig ausgefüllt und/oder die PDF-Formulare ausgefüllt wieder hochgeladen haben, können Sie einzelne oder auch mehrere Dokumente als Paket an die IBB senden. Sofern Sie weitere Mitwirkende im Antragsordner eingerichtet haben, können Sie hier auch entscheiden, ob Sie allein oder mit den Mitwirkenden das Dokument absenden. Ihre Mitunterzeichner werden per E-Mail zur Zustimmung aufgefordert. Sobald die erforderlichen Mitunterzeichner zugestimmt haben, wird Ihr Antrag an die IBB abgeschickt. Sie erhalten danach eine E-Mail mit der Bestätigung, dass Ihr Antrag abgeschickt wurde.

Wie fülle ich Antragsformulare (PDF-Formulare) aus

Verwenden Sie zum Bearbeiten der Antragsformulare im PDF-Format ausschließlich den Adobe Acrobat Reader DC.
Um sicher zu gehen, dass Sie das Formular tatsächlich mit Adobe Acrobat Reader öffnen, gehen Sie am besten wie folgt vor:

  1. Laden Sie die PDF-Formulare aus Ihrem Antragsordner auf Ihren Computer herunter und speichern Sie sie auf dem Desktop oder in einem Ordner Ihrer Wahl. Dazu markieren Sie die gewünschten Dokumente im Antragsordner und klicken dann auf „ Herunterladen“.
  2. Wenn Sie mehr als ein Dokument markiert haben, werden die Dokumente gemeinsam in einer komprimierten ZIP-Datei heruntergeladen. Entpacken Sie zunächst die ZIP-Datei. Dann können Sie die einzelnen PDF-Formulare öffnen und ausfüllen. Öffnen Sie die PDF-Formulare anschließend mit rechtem Mausklick in Ihrer Dateiablage mit dem Adobe Acrobat Reader (Öffnen mit > Adobe Reader). Füllen Sie das Formular aus und speichern Sie es erneut.
  3. Laden Sie anschließend die geänderten PDF-Formulare wieder in Ihren Antragsordner im Kundenportal hoch, um sie dann an die IBB abzuschicken.

Wie kann ich meine ausgefüllten Antragsformulare wieder hochladen

Wenn Sie die PDF-Formulare heruntergeladen und ausgefüllt haben, laden Sie sie wieder in Ihren Antragsordner im Kundenportal hoch.

Klicken Sie im Antragsordner auf den Button „Dokument hinzufügen“ und wählen Sie das Dokument oder mehrere Dokumente zum Hochladen aus.

Alternativ können Sie auch per Drag & Drop Dokumente in den Antragsordner ziehen. Klicken Sie hierfür die hochzuladende Datei auf Ihrem Computer an und ziehen Sie diese mit der Maus in den Antragsordner. Dort können Sie die Datei im dann markierten Bereich ablegen.

Browser-Unterstützung

Welche Browser werden unterstützt (Windows u. Mac OS X)?

Um sämtliche Funktionen des Kundenportals nutzen zu können, verwenden Sie bitte einen der folgenden Browser in der jeweils aktuellen Version:

  • Microsoft Internet Explorer 
  • Microsoft Edge 
  • Chrome 
  • Firefox 
  • Safari 

Außerdem sollten in Ihrem Browser JavaScript und Cookies aktiviert sein, damit alle Funktionen vorhanden sind. Fragen Sie im Bedarfsfall Ihren Systemadministrator oder rufen Sie uns an.

Smartphones und Tablets

Welche Funktionen stehen unter iOS zur Verfügung?

Sie können sich registrieren und Arbeitsbereiche einrichten. Antragsformulare, die von der IBB als downloadbares PDF bereitgestellt werden, können noch nicht heruntergeladen und bearbeitet werden, weil iOS und Adobe Reader für iOS diese Funktionalität nicht unterstützen. Sofern die IBB Antragsformulare im Web-Format anbietet, gibt es keine Einschränkungen. Ergänzende Formulare können mobil heruntergeladen, bearbeitet und erneut hochgeladen werden.

Welche Funktionen stehen unter Android zur Verfügung?

Sie können sich registrieren und Arbeitsbereiche einrichten. Antragsformulare, die von der IBB als downloadbares PDF bereitgestellt werden, können noch nicht heruntergeladen und bearbeitet werden, weil Android und Adobe Reader für Android diese Funktionalität nicht unterstützten. Sofern die IBB Antragsformulare im Web-Format anbietet, gibt es keine Einschränkungen. Ergänzende Formulare können mobil heruntergeladen, bearbeitet und erneut hochgeladen werden

Welche Funktionen stehen unter Windows zur Verfügung?

Da sich Windows Tablets wie Notebooks/PCs verhalten, können Sie hier uneingeschränkt alle Kundenportal-Funktionen nutzen.
Bestehende Anträge online fortführen

Wie kann ich bestehende Anträge online fortführen?

Sie können jederzeit bestehende Anträge, die Sie noch nicht im Kundenportal beantragt haben, online im Kundenportal fortführen. Um dies zu beantragen klicken Sie innerhalb eines Arbeitsbereichs oder auf der Startseite „Bestehenden Antrag hinzufügen“ und folgen den vier Schritten. Sobald Sie die zugehörigen Daten abgeschickt haben, prüft die IBB, ob der Antrag online fortgeführt werden kann. Nach erfolgter Prüfung erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.

Wie kann ich das Kundenportal für bestehende Anträge dann nutzen?

Sobald Ihr bestehender Antrag für das Kundenportal zugelassen ist, wird Ihnen ein leerer Antragsordner für den bestehenden Antrag eingerichtet. In diesen Antragsordner können Sie zukünftig Dokumente über einen sicheren Kanal hochladen und an die IBB abschicken.

Um Dokumente von der IBB erhalten zu können, identifizieren Sie sich bitte über „Identifizierung“. Anschließend senden Sie uns über das Kontaktformular eine kurze Nachricht, dass Sie einen Posteingang benötigen, um fortan auch Dokumente von der IBB online zu erhalten. Anschließend wird Ihnen der Posteingang eingerichtet.

Sie finden in Ihrem Posteingang die Dokumente, die Ihnen von der IBB zugestellt werden.

Arbeitsbereich

Was passiert im Arbeitsbereich?

Hier werden Ihnen Ihre bereits ausgewählten Förderprogramme sowie der Antrags- und Bearbeitungsstatus Ihres Antrages angezeigt. Mit Klick auf die eAntrags-Nr. (Axxxxxx) gelangen Sie in den zugehörigen Antragsordner innerhalb des Arbeitsbereichs.
Sie können hier auch folgende Funktionen aufrufen:

  • Neue Anträge fügen Sie über „Weiteren Antrag anlegen“ hinzu.
  • Um bestehende Anträge online fortzuführen, gehen Sie auf „Bestehenden Antrag hinzufügen“.

Mindestanzahl der Vertretungsberechtigten für Unternehmen und Institutionen

Um einen Arbeitsbereich für ein Unternehmen oder eine Institution anzulegen, geben Sie beim Feld „Mindestanzahl Vertretungsberechtigte“ die laut Ihrem zuständigen Registerauszug (Handels- oder Vereinsregister) für eine rechtsgültige Unterzeichnung erforderliche Mindestanzahl von Vertretungsberechtigten an. z.B.

  • „1“, bei einem/-r alleinigen Geschäftsführer/in eines Unternehmens bzw. einer Institution oder
  • „1“ bei zwei oder mehr Geschäftsführern/innen, die jeweils alleinvertretungsberechtigt sind oder
  • „2 oder mehr“ wenn zwei oder entsprechend mehr Geschäftsführer/innen existieren, die Ihre Firma nur gemeinsam vertreten dürfen

Ändern von Kundendaten

Im Arbeitsbereich unter „Kundendaten“ können sie die Daten Ihres Arbeitsbereichs einsehen und teilweise bearbeiten. Falls Sie weitere Daten ändern möchten, verwenden Sie bitte das Kontaktformular und schicken Sie eventuell benötigte Nachweis-Dokumente als Anlage mit.
Meine Mitwirkenden und Ihre Rollen

Wie verwalte ich Mitwirkende im Arbeitsbereich?

Über die Funktion „Meine Mitwirkenden“ definieren Sie die Mitwirkenden Ihres Arbeitsbereichs in Ihren Rollen als

  • Vertretungsberechtigt (durch Handels-/Vereinsregister, etc. nachgewiesen),
  • Zeichnungsbefugt (durch Vollmacht nachgewiesen),
  • Bearbeitung mit Posteingang oder
  • Bearbeitung ohne Posteingang.

Mitwirkende sind immer Einzelpersonen, die entweder vertretungsberechtigt bzw. zeichnungsbefugt für Ihr Unternehmen oder Ihre Institution sind, oder als Bearbeiter/in ohne Zeichnungsberechtigung oder Vertretungsbefugnis tätig sind.
Nach Bedarf können Sie weitere Mitwirkende für Ihren Arbeitsbereich einrichten, z.B. Ihre Geschäftsführung als „Vertretungsberechtigt“, Ihre Assistenz als „Bearbeitung mit/ohne Posteingang“ und Ihre Steuerberatung als „Zeichnungsbefugt“.
Sie können beliebig viele Personen als Mitwirkende einrichten. Jede/r Mitwirkende kann in einem Arbeitsbereich aber nur eine Rolle einnehmen. Diese Personen können in weiteren Arbeitsbereichen auch unterschiedliche Rollen einnehmen.

Wer hat welche Berechtigungen im Arbeitsbereich?

Alle Mitwirkenden dürfen:

  • Produkte auswählen,
  • Dokumente herunterladen, bearbeiten und wieder hochladen,
  • Dokumente an die IBB abschicken ohne Rechtswirksamkeit,
  • Mitwirkende und Rollen verwalten (hinzufügen, entfernen),
  • je nach Zuordnung Zugriff auf den Posteingang nehmen

Vertretungsberechtigte und Zeichnungsbefugte dürfen:

  • die Einrichtung der Mitwirkenden und Rollen initial bestätigen,
  • Rollenänderungen, die durch Bearbeiter vorgenommen wurden, bestätigen,
  • Anträge und Dokumente rechtswirksam übermitteln,
  • Zugriff auf den Posteingang nehmen.
Passwort

Wie ändere ich das Passwort?

Sie können jederzeit Ihr Passwort ändern:

  • Gehen Sie zu „Meine Daten > Passwort ändern. Geben Sie nun zunächst Ihr bisheriges Passwort ein und dann Ihr neues Passwort, welches Sie anschließend zur Sicherheit nochmals eingeben.
PDF-Formulare

Warum ist es notwendig, den Adobe Acrobat Reader DC zu verwenden?

Damit Ihnen alle Funktionalitäten in unseren PDF-Formularen zur Verfügung stehen, verwenden Sie bitte zum Ausfüllen ausschließlich den Adobe Acrobat Reader DC. Wir empfehlen, eine aktuelle Version zu verwenden.
Adobe Acrobat Reader für Windows und Mac OS-X können Sie kostenlos im Internet herunterladen:

Adobe Acrobat Reader

Hinweis:
Öffnen Sie bitte PDF-Formulare ausschließlich im Adobe Acrobat Reader und nicht im Browser oder in anderen PDF-Tools. Nur so haben Sie alle Funktionen, um die die Formulare ausfüllen und speichern zu können.

Bitte beachten Sie, dass Sie downloadbare Antragsformulare (.pdf) derzeit noch nicht über Ihr mobiles Endgerät (Smartphone, Tablet) auswählen und bearbeiten können. Nutzen Sie daher bitte für diese Formulare einen PC oder einen Laptop.

Kann ich das Kundenportal auch unter Linux benutzen?

Adobe bietet den Reader (jetzt Adobe Acrobat Reader DC) seit Ende 2014 nur noch für Windows und Mac OS-X (sowie Android und iOS) an, aber nicht mehr für Linux!
Für Linux gibt es für einige Linux-Distributionen teilweise noch ältere Adobe Reader zum Download, allerdings sind diese schon mehrere Jahre alt und enthalten keine aktuellen Sicherheits-Patches von Adobe.
Die diversen verfügbaren „freien“ PDF-Viewer können lediglich mit statischen PDFs, einige wenige auch mit statischen Formularen umgehen. Dynamische Formulare können jedoch nicht damit ausgefüllt werden.
Verwenden Sie bitte Windows oder macOS zur elektronischen Antragsstellung.

Übermittlung in elektronischer Form

Was gilt für Privatkunden?

Wollen Sie gemeinsam mit Ihrem Partner der IBB Dokumente in elektronischer Form zukommen lassen?
Voraussetzung hierfür ist, dass Ihr (Ehe)partner sich ebenfalls im Kundenportal der IBB registriert hat und sie/er in Ihrem Arbeitsbereich als Mitwirkende/r in der Rolle „Vertretungsberechtigt“ eingerichtet ist.
Wenn Sie einen Antrag bzw. ein weiteres Dokument an die IBB senden, bietet Ihnen unsere Software an, dieses Dokument von Ihnen beiden „elektronisch unterzeichnen“ zu lassen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, den kurzen Weg zu wählen, und Mitteilungen an die IBB ohne explizite Zustimmung, d.h. ohne „elektronische Unterzeichnung“ Ihres Partners abzusenden.
Nachdem Sie „Absenden“ geklickt haben, erhalten Sie die Möglichkeit, auszuwählen:

  • ob Sie die Dokumente ohne weitere Mitzeichnende senden möchten.
  • oder ob Sie weitere Vertretungsberechtigte oder Zeichnungsbefugte einbeziehen möchten.

Bitte wählen Sie die gemeinsame „Unterzeichnung“ immer dann, wenn die entsprechende Mitteilung der Zustimmung beider Partner bedarf, wenn Sie z.B. einen Antrag stellen oder der IBB eine Weisung zukommen lassen wollen.
Auf dem kurzen Weg, d.h. ohne Unterzeichnung, können Sie uns z.B. Dokumente zukommen lassen, die für eine Antragstellung nachgereicht werden müssen.
Bitte beachten Sie, dass Sie selbst dafür verantwortlich sind, dass Anträge und Weisungen an die IBB formgerecht erfolgen. Im Zweifelsfall binden Sie bitte Ihren Partner oder andere Mitantragsteller mit ein.

Für Geschäftskunden:

Sie wollen der IBB elektronische Mitteilungen zukommen lassen, obwohl Sie nicht vertretungs- oder zeichnungsberechtigt sind?
Jeder Mitarbeiter, der Zugang zum Kundenportal der IBB hat und in Ihrem Arbeitsbereich als Mitwirkender eingerichtet ist, kann der IBB Nachrichten zukommen lassen, auch wenn er nicht vertretungsberechtigt oder zeichnungsbefugt ist (z.B. in der Rolle „Bearbeitung“), oder wenn laut Registereintrag mehrere Vertretungsberechtigte bzw. Zeichnungsbefugte gemeinsam zeichnen müssen.
Wenn Sie eine Mitteilung an die IBB senden, bietet Ihnen unsere Software an, den kurzen Weg zu wählen, und Mitteilungen an die IBB ohne die Zustimmung von (weiteren) Vertretungsberechtigten bzw. Zeichnungsbefugten abzusenden. Auf diesem Weg können Sie uns z.B. Dokumente zukommen lassen, die für eine Antragstellung nachgereicht werden müssen.
Wenn es sich allerdings um Mitteilungen handelt, die von der bei Ihnen erforderlichen Anzahl vertretungsberechtigter Personen „unterschrieben“ sein müssen, sollten Sie diese in die elektronische Unterzeichnung als Mitwirkende in der Rolle „Vertretungsberechtigt“ bzw. „Zeichnungsbefugt“ mit einbinden. Voraussetzung hierfür ist, dass diese sich ebenfalls im Kundenportal der IBB registriert haben und mit der entsprechenden Rolle in Ihrem Arbeitsbereich eingerichtet sind.
Wählen Sie dann beim Abschicken die zweite Variante, dass Sie weitere Vertretungsberechtigte oder Zeichnungsbefugte mit unterzeichnen lassen möchten.
In der Tabelle werden Ihnen alle vertretungsberechtigten bzw. zeichnungsbefugten Personen angezeigt. Bitte markieren Sie die Personen, die konkret in die Unterzeichnung mit eingebunden werden sollen.

Sie sind nicht allein zeichnungsberechtigt und wollen der IBB eine elektronische Mitteilung senden?
Sie können die übrigen Zeichnungsberechtigen bzw. in die Absendung der elektronischen Mitteilung einbinden.
Voraussetzung hierfür ist, dass diese sich ebenfalls im Kundenportal der IBB registriert haben und mit ihrer jeweiligen Rolle in Ihrem Arbeitsbereich aufgeführt sind.
Wenn Sie eine Mitteilung an die IBB senden, bietet Ihnen unsere Software an, diese Mitteilung von der notwendigen Anzahl von Vertretungsberechtigten „unterzeichnen“ zu lassen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, den kurzen Weg zu wählen, und Mitteilungen an die IBB ohne Zustimmung anderer Personen abzusenden.
Nachdem Sie die Funktion „Übermittlung > Abschicken“ gewählt haben, erhalten Sie die Möglichkeit, auszuwählen:

  • ob Sie die Dokumente ohne weitere Mitzeichnende senden möchten.
  • oder ob Sie weitere Vertretungsberechtigte oder Zeichnungsbefugte einbeziehen möchten.

Bitte wählen Sie die gemeinsame „Unterzeichnung“ immer dann, wenn die entsprechende Mitteilung der Zustimmung weiterer Vertretungsberechtigter bzw. Zeichnungsbefugter bedarf, wenn Sie z.B. einen Antrag stellen oder der IBB eine Weisung zukommen lassen wollen.
Auf dem kurzen Weg können Sie uns z.B. Dokumente zukommen lassen, die für eine Antragstellung nachgereicht werden müssen.
Bitte beachten Sie, dass Sie selbst dafür verantwortlich sind, dass Anträge und Weisungen an die IBB formgerecht erfolgen. Im Zweifelsfall binden Sie bitte die ausreichende Anzahl Vertretungsberechtigter bzw. Zeichnungsbefugter mit ein.

Wie kann ich andere Personen mit einbinden?

Oft muss zum verbindlichen elektronischen Absenden eines Dokumentes die Zustimmung mehrerer Personen an die IBB eingeholt werden. Dies ist immer dann erforderlich, wenn Sie alternativ ein Papierformular mit mehreren Unterschriften einreichen müssten.
Damit das funktioniert, müssen diese Personen dem Kundenportal „bekannt“ sein. Daher müssen sich alle Personen, die eingebunden werden sollen, im Kundenportal der IBB registrieren. Um diese Personen anschließend Ihrer Firma zuordnen zu können, fügen Sie diese Personen als Mitwirkende Ihrem Arbeitsbereich hinzu.
Beim Absenden eines Dokumentes werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument allein absenden, oder ob Sie weitere Personen einbinden wollen. Sie haben die Möglichkeit, die Personen zu markieren, die eingebunden werden sollen.
Diese Personen werden anschließend per E-Mail um Zustimmung zur Absendung des Dokumentes an die IBB gebeten. Erst wenn alle zugestimmt haben, wird das Dokument an die IBB weitergeleitet. Dabei wird genau vermerkt, wer wann zugestimmt hat. Das Dokument gilt als „von allen unterzeichnet“. Der Status des Absendevorgangs wird Ihnen in Ihrem Arbeitsbereich Verwaltung > laufende Unterzeichnungen angezeigt.

Ich weiß nicht, ob sich meine Mitwirkenden schon bei der IBB registriert haben. Kann ich sie trotzdem im Arbeitsbereich eintragen?
Das ist kein Problem. Wenn Ihre Mitwirkenden unter der angegebenen Mailadresse noch nicht im Kundenportal registriert sind, können Sie sie beim Hinzufügen von Mitwirkenden zur Registrierung einladen. Diese erhalten dann von der IBB eine E-Mail mit der Bitte, sich zu registrieren und werden anschließend in der von Ihnen angegebenen Rolle in Ihrem Arbeitsbereich als Mitwirkende eingerichtet.

Kann ich oder können andere Vertretungsberechtiget bzw. Zeichnungsbefugte schon elektronische Dokumente an die IBB senden, bevor unsere Identität (z. B. mit Hilfe des PostIdent-Verfahrens) geprüft wurde?
Das ist möglich, genau wie Sie unterschriebene Anträge in Papierform rechtswirksam einreichen können, ohne sich vorher identifiziert zu haben. Da wir allerdings nicht feststellen können, ob die angegebenen Daten tatsächlich stimmen, muss im Nachhinein eine Identitätsfeststellung erfolgen. Wenn sich dabei herausstellt, dass falsche Daten angegeben wurden, kann die Rechtswirksamkeit der eingereichten Dokumente entfallen.

FAQ - Häufige Fragen

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um Antragstellung und Vertragsbearbeitung im Kundenportal der IBB.

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Kontakt

Bei Fragen zur Antragstellung oder den Programmen der IBB rufen Sie uns an oder senden uns eine Nachricht über das Kontaktformular.

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